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秘書に向いていないかも?そんな不安を感じた時の乗り越え方

S子さん
S子さん
  もしかしたら秘書に向いていないかもしれません・・・

もしかして自分は秘書の仕事に向いていないのでは?と、少し心配になったり、不安に感じてこの記事をご覧になっているあなたに、秘書歴15年の私が気持ちの乗り越え方、切り替え方についてお話していきます。

大丈夫です、あなたは秘書に向いています。

最後まで読んで頂くことで、そんなあなたの不安な気持ち乗り越え、心配を解消して、もう一度楽しく秘書の仕事に取り組んでいただけると思います。

aki
aki
それではお話ししていきます!

 

秘書が向いていないと思ったのはどんな時?

そもそも秘書業務とはどんな仕事でしょうか?

秘書の仕事とは役員の仕事がスムーズに進むようにあらゆる面でサポートする仕事です。役員の業務に関わるあらゆること全般が秘書の担当職務です。

主な仕事内容はこのようなものですね。

①役員のスケジュール全般の管理
秘書業務のメインになる業務
多忙な役員が効率よくスケジュールを遂行できるようスケジュールを組む

②ファイリング
担当役員宛に届く大量の書類整理や、文書の作成

③電話・メール対応
毎日頻繁に届く担当役員宛ての電話やメールの窓口

④ 来客対応
来訪者のアポイントの受付や、呈茶を含む来客対応

⑤ その他雑務
仕事を円滑に進めていただくために考えられるすべての業務

あなたはどんな時に、秘書の仕事が向いていないかも知れない、と感じましたか?

①スケジュール管理がうまくいかない

秘書業務の大きな割合をしめるスケジュール調整がうまくいかないことで、自分は秘書に向いていないのでは?と思っていませんか?

多忙を極める役員のスケジュール管理はとても気を遣うし、大変な作業ですよね。

15分、30分刻みのスケジュールを組むときは、本当に神経をすり減らします。

スケジュール管理に必要な調整力や交渉力は経験です。
的確な判断力も経験で自然と出来るようになりますので安心してください。

②優先順位のつけかたが分からない

仕事が立て込んでしまったとき、何から手をつけたらいいか分からなくて、パニックになっていませんか?

優先順位つけて仕事していくことは、重要かつ基本といえます。

一度、落ち着いて提出や回答の期限があるもの、そうではないものを振り分けて、落ち着いて進めていきましょう。

また処理に時間がかかりそうなものは早めに取り掛かかり、役員に途中経過を報告しましょう。

③役員とのコミュニケーションがうまくいかない

例のあれ、どうなった?あの書類って・・・・
上司の要望にうまく応えられていない、私って気が利かないのかも。と不安に思ってしまったことはないでしょうか。

aki
aki
私はよくありました。

 

気にする必要はありません。ひとりで悩んで時間をかけてしまったり、憶測で間違った判断をしないためにも、迷わず確認してしまいましょう。

まず役員に直接聞きましょう。
役員と直接コミュニケーションをとれる職務なのですから、聞いて確認しましょう。

よっぽど同じことを何度も確認したなら別ですが、基本的に確認をして嫌な顔をされることはありません。

安心して仕事を進めていただくためにも、お互いのためにも、報告・相談・連絡です。

④ミスを繰り返す

ついつい思い込みや、間違ったまま自己流で進めてしまっていることはありませんか?
一度、ルーティーンを見直してやり方を改めれば、些細なミスはなくなります。

ただし残念ながらこのような性格のかたは秘書には向いていないでしょう。

①秘密を守れないひと
②謙虚さと感謝の気持ちがないひと
③裏方に徹することができないひと

秘書が向いていないと感じたときまず考えて欲しいこと

まず、安心してください。あなたは秘書に向いています。

①あなたは秘書に向いています

自分で、秘書に向いているのかな?役員の役に立てているのかな?と不安に思った時点で、大丈夫です。あなたは秘書に向いています。

ちゃんと相手のことを考え、自分に足りない部分に気がついて成長しようとしているのですから、まったく問題ありません。

就職情報サイトキャリアガーデンに向いている人の特徴の記載がありますが、あなたには備わっていると思います。

参考:キャリアガーデン

②「自分に足りないところ」を補っていきましょう

冷静に謙虚に。自分に足りないところを見極めて補うことを考えましょう。
人と比べて落ち込まないで!
マイペースでいいのです。努力をすればいいのです。

③未来の自分を考える

今日できなかったことも、努力して克服していけば、必ず今日より明日は成長しているし、努力を続ければ3か月後、1年後にはきっと理想に近づいています。

少しづづでも自分の足りないところ、弱点を補強していけば、日々成長し、気が付けば克服して苦手だった業務も自然と当たり前にこなせているものです。

aki
aki
多忙な役員は予定変更も多く、再調整の際には嫌味を言われることのしばしば。そんな時なんで私が!?と辞めたくなる時もありました。ここを上手く調整できれば、もっと成長できるはず!と前向きに捉えて気持ちを切り替えてきました!

④続けてください

秘書に限らずですが、どんな仕事も最初からうまくいく訳ではありません。

諦めずに続けていけば、必ず成長します。
続けてください。続けていくことが何より大事です。

あなたにとって、どんな秘書が理想の秘書ですが?
常に気配りができて、冷静にテキパキと仕事を進め、先回りして考えられる人・・・

理想を上げたらきりがないですよね。
理想は理想として、人とは比べないで、自分自身が成長していけばいいのです。

そもそも担当する上司によって、理想の秘書のタイプも変わるものです。

まとめ

【秘書が向いていないと思ったのはどんな時?】
・スケジュール管理がうまくいかない
・優先順位のつけかたが分からない
・役員とのコミュニケーションがうまくいかない
・ミスを繰り返す

【秘書に向いていないと思ったときまずして欲しいこと】
・あなたは秘書に向いています
・「自分に足りないところ」を補っていきましょう
・未来の自分を考える
・続けてください!

私も今まで何度も、秘書に向いていないかも?と思ったり、辞めてしまおうかな?と思い悩んりしたこともありました。

でも、マインドを切り替えて、前向き過ぎるほど前向きに考え、努力をして弱点を克服し、自分なりの秘書ライフを楽しく送っています。

今回の記事を読んで、「もう一度、秘書の仕事を頑張ってみよう!」と気持ちを切り替えて楽になってもらえたら嬉しいです。

一緒にがんばっていきましょう!
最後までお読みいただきありがとうございました。