お悩み

歴15年秘書が仕事がうまくいかない時の対処法をご紹介します!

S子さん
S子さん
 最近仕事がうまくいかず悩んでいます

頑張っているのにどうしても仕事がうまくいかない。
失敗を繰り返してしまう。

そんな時ってありませんか?仕事となったら毎日のことですから、うまくいかないとなると大きな悩みですよね。

仕事がうまくいかない!どんなベテランでもそんな時はあるものです。
何をしてもうまくいかないときは誰にだってあります。
歴15年秘書の私にももちろんあります。

そんなとき、ひとりで淡々と作業をすることの多い秘書は特に孤独を感じてしまうことがありますよね。

今回の記事では仕事がうまくいかない時の対処法、対策をご紹介していきます。

最後まで読んで頂くことで、仕事がうまくいかない!とお悩みのあなたをスランプから脱出する手助けをします!

aki
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それでは紹介していきます!

秘書の仕事がうまくいかない時ってどんなとき?原因を考えてみましょう!

日々気を遣う秘書業務。丁寧に仕事を進めているつもりでも、時にはうまくいかないこともありますよね。

まず、秘書の仕事がうまくいかないと思ったのはどんな時でしょうか。

・やるべきことをし忘れてしまっていた時
・必要な手配を忘れた時、間違った手配をしてしまった時
・同じミスをくり返してしまった時
・メールや報告書に誤字脱字が多かったと時
・予定どおりに仕事を終えることが出来なかった時
・報告・連絡・相談のタイミングを間違えた時
・コミュニケーションがうまくいかない時
・仕事を覚えられない時・・・

色々ありますよね。

仕事がうまくいかないと悩んでいるのであれば、まずは冷静にその原因を考えて、対処法・解決策を考える必要があります。

aki
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 まずは原因を探ってみましょう。

① 秘書業務の経験が浅い、スキル不足

慣れないこと、初めてのことが多くありミスをしてしまう。
慣れれば自然に出来ることでも、初めはうまく進められないものです。

ましてや担当する業務の範囲が広く多岐にわたる秘書の初心者であれば、初めからうまくできなくて当たり前です。

② 思い込みや勘違い

些細なミスを繰り返してしまう秘書は、ついつい思い込みや、間違ったまま自己流で進めてしまっていることが多くあります。

役員とマンツーマンで仕事を進めることが多い秘書は、他から指摘されるタイミングがなく、間違った思い込みや勘違いが原因で些細なミスをくり返してしまうこともあります。

③ 想像力が足りない

ミスが多い秘書は想像力が足りないことが多いです!

秘書は役職者のサポートをするという立場上、察する力や気遣いを強く求められます。常に次の展開を読んで、視野を広げて仕事を進めていくことが大事です。

トラブル発生時にも、冷静にするべきことに優先順位をつけて臨機応変に対応していきましょう。

④ 忙しすぎる

何をしているか、周りから見えずらい秘書業務は、どんなに忙しいか分かってもらえないことが多くありますよね。

明らかに処理能力を超える仕事量であれば、大きなトラブルになる前に必ず上司や先輩、同僚に早めに相談を。
また、明日でいいことを無理に今日していませんが?

優先順位をつけて効率よく仕事していきましょう。

⑤ プレッシャー

ただでさえ、秘書は出来て当たり前!と思われがちです。
自分で上げ過ぎたハードルを少し下げてみましょう。

完璧主義をやめることも大事です。

aki
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私も初心者のころ、先輩の秘書を見回すと、細やかに無駄なくパーフェクトに仕事をこなしていて、自分なんか・・・と落ち込んでしまうことが多くありました。

⑥ 他の人に頼れない。他の人に聞けない

他の人に頼ることができず、ひとりで悩んでしまう秘書も多いです。
責任感の強さが反対に仕事を滞らせてしまうこともあります。

出来て当たり前と思われがちで、今さら聞きずらいと思ってしまうかも知れませんが、
分からないことは素直に聞いてみることで簡単に解決することはたくさんあります。

⑦ 人間関係がうまくいかない

職場の人間関係がうまくいっていないと、簡単なことが進まなかったり、あげ足をとられてしまうことも。

どうしても上手くいかない場合は割り切りも必要です。
人事異動は必ずあります。どうしてもうまくいかない上司や同僚もいつかは必ず異動します。

仕事がうまくいかない原因については以下の記事にも記載があったので参考にしてみてください!

参考:ハタラクティブ

⑧ 疲れ過ぎている、ストレスを抱え過ぎている

日々の秘書業務が忙しくて、疲れすぎて集中力が落ちていることはありませんか?

ストレスがたまり過ぎると、仕事の生産性が下がるだけでなく体調を崩したり、心身面に悪く影響を及ぼします。

ストレスで限界!とならないように上手に発散して気分転換していくことが大切です。
身体が資本!頑張り過ぎも注意です。

S子さん
S子さん
しっかり休息をとることは大事ですね。

もちろん、深く考えないといけないこともありますが、忘れていいこと、仕方のないこともあります。考え過ぎないことも大切です。

秘書の仕事がうまくいかない時の対処法

毎日の秘書業務がうまくいかないと、ストレスを抱え、焦りを感じ悪循環を生んでしまいます。

落ち込んだ気持ちのまま仕事をしてさらにミスを重ねてしまっては、まさに負の連鎖に陥りがちですよね。早めに軌道修正していきましょう。

行動パターン、考え方の両方から見直していきましょう。

① 行動パターンを再確認

冷静に自分を見直して習慣、適正を知りましょう。

些細なミスが多いのであれば、人より多く確認する。メモを必ず取る。メモを必ず見る。

何度も繰り返すことで正しい習慣が身につき、神経を使う秘書業務も自然に出来るようになります。慌てず、確認をして仕事を進めていくことです。

基本的なことですが、メモをとることで勘違いや思い込みも解消できます。またメモをとることで、冷静に仕事の優先順位をつけて効率よく仕事をこなしていけます。

② 失敗を隠さない・失敗から学ぶ

なんとか失敗を自分でカバーしようと、どんどん状況が悪くなってしまうことはないですか?

失敗をしてしまったら、素直に謝って適切に修正、訂正をする。また先輩、同僚に助けてもらうことです。大概のことはクリアできます。

秘書業務に限らずですが失敗は誰にでもあることです。

繰り返さなければいいだけのこと。上手くいったときのやり方を覚えておいて、自分の中でパターン化する。失敗から学べばいいのです。

③コミュニケーションを大切にする

忙しすぎるときには素直に相談して、手伝ってもらえるものは手伝ってもらいましょう。そのためにも普段から先輩や同僚との適切なコミュニケーションは必須です。

いくら秘書とはいえ、仕事は一人でするものでも出来るものでもありません!

④ ストレス発散

いつでもどこでも秘書業務のことが頭から離れない。
定時後、家でも考えてしまう。絶対にNG。仕事とプライベートは切り離して。

疲れが溜まってしまっている場合、時には思い切って長期休暇をとり仕事から離れて好きな場所へ旅行したりしてリセットするのもおすすめです。
自分なりの気分転換、ストレス発散方法を見つけてリフレッシュしてみましょう。

⑤忘れる

最後は忘れることです。

真面目に取り組んで失敗してしまったのであれば、忘れましょう。

私たちの失敗くらいで、会社は潰れません。潰せるほどの仕事は任されていません。命を奪われる訳でもない。考え過ぎて心身が弱ってしまうくらいなら、運が悪かったと忘れることも本当に大事。

明日からまた頑張ればいいのです。

私の失敗談をご紹介します

aki
aki
ここでは、私の実際の失敗談をお話しいたします。

①会議室の変更

会議室の変更の連絡を見逃し、役員にお伝えしていなかった。
→常にメール等のチェックを!

②出張時の連絡

出張時、交通事情で到着が遅れることに気が付かず、到着地でのお出迎え側に連絡が漏れた。
→出発すると安心してしまいますが、途中の交通事情も確認を!

③座席のチョイス

新幹線の座席位置がお好みの席ではなかった。

前任の役員が窓側がお好みだったので、そのまま手配していたところ、新しい役員は通路側が希望だった。
→気配り、なにより確認が必要です!

・・・まだまだ色々やっています。安心してください。繰り返さなければいいのです。

まとめ

【仕事がうまくいかない時ってどんなとき?原因を考えてみましょう!】

・経験が浅い、スキル不足
・思い込みや勘違い
・想像力が足りない
・忙しすぎる
・プレッシャー
・他の人に頼れない。他の人に聞けない
・疲れ過ぎている、ストレスを抱え過ぎている

【仕事がうまくいかない時の対処法】
・行動パターンを再確認
・失敗を隠さない・失敗から学ぶ
・コミュニケーションを大切に
・ストレス発散
・忘れる

【私の失敗談】

・会議室の変更
・出張時の連絡
・座席のチョイス

 

どんな仕事でも最初は要領を得ず、うまくいかないものです。続けていくことで自分なりのやり方、達成感を持つことができるようになります。

私も秘書になってすぐの頃には日々失敗のくり返し、向いていないのでは?と落ち込んだものです。
でもくり返していくことで自分なりのやり方を見つけ、うまくストレスを発散し、自然にできるようになりました。

最後までお読みいただきありがとうござました!