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秘書の苦労や大変なことをご紹介!リアルな悩みもお話します!

S子さん
S子さん
秘書業務の苦労や悩みを教えてください!

周りからは何をしているのか見えにくく、少しミステリアスな雰囲気もある秘書ですが、
実際は雑務も多く地味な作業の積み重ねです。

今回の記事では歴15年の私がリアルな悩みについてもお話しますので、最後まで読んでいただくことで秘書について理解を深めていただけると思います。

aki
aki
それではご紹介していきます!

秘書の日々の苦労をや大変なことをご紹介!

秘書の仕事に決まった業務範囲はありません。
担当役員がスムーズに業務をこなせるよう、常に気を配り臨機応変に対応していく必要があります。

①仕事が多岐に渡りなんといっても忙しい

基本的に上司を支える裏方の仕事がほとんどで、地味な仕事をコツコツとこなす必要があります。

自分の仕事をしていても、急な仕事が舞い込んでくることもしばしば。
充分に準備を整えていても急な変更、調整は当たり前です。

そんな時でも慌てず騒がず、淡々と業務をこなしていくことが大事です。

トイレに行くタイミングがない。膀胱炎になった。なんて話も秘書あるあるではありますが、それでは失格。自分の体調管理も大切な仕事です。

②体調管理も大切です

体調管理は社会人の常識ですが、代わりがいない秘書は特に気を遣います。

急な病欠等は役員に大変な迷惑がかかってしまう場合がありますので、大事に至る前に計画的に休暇を取るなどして、自分を労わりながらお仕事していきましょう。

③秘密厳守・孤独な仕事

忙しさが周りの人から見えにくく、業務の内容から分担してもらえない仕事も多くあるため、チームで協力してこなすというよりは、ひとり淡々と仕事をすることがほとんどです。

秘書業務は孤独を感じることもあります。
また言いたくても言えないことが多々あります。

特に人事の話はみんなの関心ごと。探りを入れらることもありますが、例え業務上知り得た情報があったとしても、秘密厳守は鉄則です。

歴15年秘書のリアルな悩みをお話します!

日々気を配り、ストレスも多い秘書業務。そんな秘書の悩みをご紹介します。

①自分のスケジュールを立てづらい

役員の長期出張に合わせて取得した休暇。
役員の急なスケジュール変更で、楽しみにしていた海外旅行をキャンセルしたこともありました。

役員の予定ありきで自分のスケジュールが組みにくいのは大きなストレスですね。
休暇は休暇、休んでしまえばいいのですが、その間に何かあったらと休暇を楽しめないことが分かっていたので旅行の日程を変更しました。

とはいえ決して秘書に休みはない!ということではないです。

職場環境と周りの協力や理解が必要ですが、ひとりで抱え込むことなく普段からお任せ出来ることはお任せし、秘書だけに負担のかからないように、周りとのコミュニケーションが大切です。

②上司がかわると仕事内容が変わる。昨日までの正解が不正解に。

秘書業務に携わっていると、当然担当する役員が代わるタイミングがあります。
前任の役員との暗黙のルール、タイミング、昨日までの正解が不正解になってしまうこともあります。

私の経験談では、前任の役員が報告事項はとにかく早く!がモットーだったため、役員が代わった後も同じようなタイミングで報告を上げていたところ、一日に何度も報告が上がることがお好みではなく、まとめて報告するように指示されました。

確認が必要でした。

新たに信頼を構築していくストレスとプレッシャーもあります。
仕事とはいえ人と人ですがらやはり相性があります。

とくに秘書は担当役員と二人で話をすることが多いので、担当する役員で大きく左右されます。

手のかかるかたもいれば、なんでも自分でこなすかたもいます。
好みにあわせて対応。距離感はとても大事です。気苦労は絶えません

④気苦労多い

社内のみなさんに知られているストレスがあります。
役員の秘書というだけで、こちらからは知らなくても、結構社内で知られています。

さっき役員秘書のakiさんがエレベーターで・・・とか、akiさんが言ってた・・・とか。おしゃべりにも気を遣います。

また役員に代わって、役員の意向をお伝えしなければならないことがあります。

そんな時は、十分に気をつけてお話しても威張っている!上から、目線!と残念ながら思われてしまうことあります。
秘書はへりくだり過ぎるくらいでちょうどいい。本当です。

参考:LEONオフィシャルサイト

まとめ

 

【秘書の日々の苦労をや大変なこと】
・仕事が多岐に渡ってなんといっても忙しい
・体調管理も大切です
・秘密厳守・孤独な仕事

【リアルな悩み】
・秘密厳守・孤独な仕事
・気苦労多い

今回は秘書の日々の苦労をや大変なこと、悩みについてお話しました。

とはいえ、多岐に渡る忙しい仕事をこなす達成感は大きく、やっぱり秘書はやめられない!
ストレスも大きいですが、達成感や成長もとても大きいものです。

上手にストレスを発散し、息抜きをしながら毎日の業務に取り組んでいきましょう!
そして役員との信頼関係を築き、頼られる秘書を目指していきましょう!